Ocho páginas de precios de guantes y un pedido que cerraba a mediodía

Las 10:05 de la mañana de un martes. El pedido trimestral al proveedor dental cerraba a mediodía, y su nueva lista de precios había llegado como un catálogo PDF de 38 páginas. Joanne, gerente administrativa de una clínica dental de cuatro sillones, necesitaba ocho de esas páginas en una hoja de cálculo para comparar cada línea con lo que la clínica había pagado el trimestre anterior. Tenía que convertir PDF a Excel, rápido, y el teléfono de recepción ya había sonado dos veces.

Treinta y ocho páginas, ocho que importaban

Las páginas 12 a 19 tenían todo lo que la clínica pedía de verdad: guantes de nitrilo, eyectores de saliva, pasta de profilaxis, baberos, bolsas de esterilización. Unas 140 líneas en total. El resto del catálogo eran piezas de mano y sillones que nadie iba a comprar ese año.

Primero probó lo obvio. Seleccionó la tabla de la página 12 y la pegó en Excel. Cada fila cayó en la columna A como una sola cadena larga, con el código del artículo, la descripción y el precio amontonados. Volver a escribir 140 precios a mano antes de mediodía, entre pacientes que llegaban a registrarse, no iba a pasar.

Su portátil era el equipo compartido de recepción de la clínica. Instalar software en él significaba llamar al técnico informático externo, que respondía los correos los jueves.

Una búsqueda entre dos llamadas

Escribió "pdf a excel sin subir" en Google. Lo de "sin subir" era a propósito. El catálogo no era confidencial, pero ese mismo portátil manejaba papeleo de pacientes todo el día, y no quería acostumbrarse a enviar archivos a sitios que no conocía.

El conversor de MyTools decía que la conversión se hacía en el navegador y que no se enviaba nada a ningún servidor. Tampoco pedía cuenta. Lo abrió en una pestaña nueva mientras la música de espera de una llamada al laboratorio sonaba por el altavoz.

Rango de páginas 12-19

Soltó el PDF en la página. Antes de convertir, cambió el rango de páginas de "Todas las páginas" a un rango personalizado y escribió 12-19. No esperaba esa opción. Había dado por hecho que tendría que dividir el catálogo primero, y ya tenía medio abierta la herramienta Extraer páginas de PDF en otra pestaña.

El diseño de salida venía con "Una hoja por página" por defecto. Lo dejó así. Ocho hojas de cálculo, una por página del catálogo, encajaban con la forma en que iba a revisarlas de todos modos. También dejó activado "Conservar formato", para que los títulos de categoría en negrita siguieran en negrita.

Hizo clic en Convertir a Excel. La barra de progreso terminó antes de que la recepcionista volviera de su descanso.

Filas, columnas y números de verdad

El libro se abrió con ocho pestañas llamadas "Page 12" a "Page 19". El código del artículo en la columna A, la descripción en la B, el tamaño del paquete en la C, el precio unitario en la D. Los precios eran números, no texto, así que una SUMA funcionó a la primera.

Pegó los precios del trimestre anterior en una columna junto a cada tabla y añadió una columna de diferencia. La mayoría de las líneas habían subido unos céntimos. Dos no. Los guantes de nitrilo talla M habían saltado de 8,95 a 11,40 la caja, y las bolsas de esterilización casi se habían duplicado.

Se dio cuenta de que el proveedor había escrito mal "profilaxis" en la página 15, y la errata pasó a la hoja de cálculo perfectamente intacta. Eso no importaba en absoluto.

Lo que salvó la mañana

Mirándolo después, fue el rango de páginas. Convertir las 38 páginas habría enterrado las ocho que necesitaba bajo treinta hojas de sillones dentales. Escribir 12-19 le ahorró una herramienta entera y una descarga entera.

También ayudó no tener que instalar nada en un equipo compartido ni crear otra cuenta más. El catálogo nunca salió del portátil. Al cerrar la pestaña, los archivos convertidos desaparecieron del navegador, y la única copia era la que ella había guardado.

Sabe que tiene sus límites. Los catálogos antiguos del proveedor estaban escaneados, y el conversor solo funciona con PDF digitales, de esos en los que se puede seleccionar el texto. Con un catálogo de docenas de páginas escaneadas seguiría atascada. Para este, bastó. El próximo trimestre probablemente comprimirá el PDF antes de enviarlo por correo al dentista, porque 38 páginas de fotos de productos daban un adjunto pesado.

A las 11:20 cambió los guantes de la clínica por otra marca de la misma lista, redujo a la mitad el pedido de bolsas y lo envió. Cuarenta minutos de margen. Si tienes una lista de precios atrapada en un PDF, puedes convertir solo las páginas que necesitas en una hoja de cálculo de la misma forma. Prueba PDF a Excel gratis →