Contraseñas de PDF: contraseña de apertura frente a la de permisos

El extracto de tu banco se abre sin pedirte nada, pero el botón Imprimir aparece en gris y la barra de título dice "SECURED" (protegido). Otro PDF, que te ha enviado tu gestor, no muestra ni una sola página hasta que escribes una contraseña. Los dos archivos están "protegidos con contraseña" y, sin embargo, se comportan de forma totalmente distinta.

Eso se debe a que un PDF puede llevar dos contraseñas diferentes que cumplen dos funciones diferentes: una contraseña de apertura y una contraseña de permisos. Una impide que la gente entre en el archivo. La otra solo le pide a su lector de PDF que se porte bien. Saber cuál es cuál te dice hasta qué punto un archivo es seguro de verdad, y qué puedes hacer con el que tienes delante.

La contraseña de apertura: un cerrojo de verdad

La contraseña de apertura (Acrobat la llama contraseña "Document Open", es decir, de apertura del documento, y la especificación PDF la llama contraseña de usuario) es la que te detiene en la puerta. Sin ella, ves un cuadro que te la pide y nada más.

Detrás de ese cuadro, el contenido del archivo está cifrado. La contraseña sirve para derivar la clave que descifra las páginas, así que el texto y las imágenes que contiene son ilegibles para quien no la tenga. Da igual con qué aplicación abras el archivo o si esa aplicación se porta bien: sin la contraseña, no hay nada legible que mostrar.

Por eso también es tan grave olvidar una contraseña de apertura. La contraseña no está guardada en el archivo esperando a que alguien la consulte, y no existe ningún enlace para "restablecerla". Los PDF modernos usan cifrado AES, y la única forma de entrar sin la contraseña es adivinarla. Una contraseña corta, como una fecha de nacimiento, se adivina rápido. Una frase de contraseña larga, en la práctica, no.

La contraseña de permisos: una petición educada

La contraseña de permisos (la contraseña de propietario, en términos de la especificación) hace algo mucho más débil. Un archivo que solo tiene contraseña de permisos se abre para cualquiera, sin pedir nada. Lo que controla la contraseña es un conjunto de indicadores: si se permite imprimir, si se pueden copiar el texto y las imágenes, si el documento se puede editar, anotar o reordenar sus páginas.

Aquí está la trampa. Esos indicadores son instrucciones para tu lector de PDF, no una barrera alrededor del contenido. El lector tiene que descifrar las páginas para mostrarlas, así que el contenido está completamente disponible en tu pantalla. Que el botón Imprimir se ponga gris o no depende de que el lector decida respetar los indicadores. Acrobat los respeta. Muchos otros visores, incluidos algunos integrados en los navegadores, ignoran algunos o todos, y nada en el archivo puede obligarlos a respetarlos.

Así que una contraseña de permisos sirve para evitar un mal uso casual ("por favor, no imprimas este borrador") y no sirve para mantener nada en secreto. Si lo que te importa es quién puede leer el documento, una contraseña de permisos por sí sola no protege nada.

El casero que creía que los extractos estaban bloqueados

Un casero recoge extractos bancarios y nóminas de los candidatos a inquilino y luego se los reenvía a la propietaria del piso para que dé su aprobación. Para mantenerlos privados, "protege" cada archivo en su editor de PDF desmarcando la impresión y la copia y poniendo una contraseña de permisos. Da por hecho que eso significa que están bloqueados. Entonces la propietaria le comenta que los abrió todos en el móvil sin escribir nada, y él se da cuenta de que los archivos se habrían abierto con la misma facilidad para cualquiera a quien le llegara el correo por error.

La contable que escribe la misma contraseña cuarenta veces

Una contable recibe del banco de un cliente los extractos mensuales de ese cliente. El banco envía cada PDF con una contraseña de apertura basada en la fecha de nacimiento del cliente, algo sensato durante el envío. Pero ella tiene que archivar un año entero de extractos en la carpeta del cliente, combinar algunos en un dosier trimestral y buscar en ellos más adelante. Ahora cada archivo la detiene pidiéndole la contraseña, y su herramienta de unión no puede combinar archivos que no puede abrir.

Cuando tienes las dos

Un PDF puede llevar las dos contraseñas a la vez. La contraseña de apertura permite leer el archivo, con los indicadores de permisos aplicados. La contraseña de permisos lo desbloquea todo: en la mayoría de los lectores, si la escribes cuando se te pide la contraseña, el archivo se abre sin ninguna restricción.

Eso tiene una consecuencia práctica. Si la contraseña de apertura y la de permisos son la misma, cualquiera que pueda abrir el archivo tiene también la llave que levanta las restricciones. Para que las restricciones sirvan de algo, las dos contraseñas tienen que ser distintas, y la contraseña de permisos tiene que quedarse en manos del autor.

También explica qué contraseña necesitas para cada cosa. Para leer un archivo bloqueado, necesitas la contraseña de apertura. Para quitar una contraseña de apertura, necesitas conocerla, porque el archivo tiene que descifrarse antes de poder guardarse sin ella. No hay ningún atajo legítimo para ninguna de las dos: una herramienta que quita la protección sin la contraseña lo que hace es adivinarla.

Añadir la contraseña adecuada, o quitar una que conoces

Una vez que sabes qué hace cada contraseña, la solución a esas dos situaciones es sencilla. Las dos herramientas que verás a continuación funcionan por completo en tu navegador: tus PDF y la contraseña que escribes nunca salen de tu dispositivo, lo cual importa precisamente para el tipo de documentos que la gente protege con contraseña.

Cómo bloquea de verdad los archivos el casero

El casero arrastra los extractos de los candidatos a la herramienta y añade una contraseña de apertura a los PDF, una sola contraseña para todo el lote, que le dicta a la propietaria por teléfono en lugar de ponerla en el mismo correo. Ahora cada archivo está cifrado de principio a fin: quien abra un adjunto sin esa contraseña ve un cuadro que se la pide y nada más, use la aplicación que use.

Cómo recupera la contable su archivo

La contable ya conoce la contraseña; simplemente no quiere tener que escribirla eternamente. Carga los extractos del año, marca la opción de usar la misma contraseña para todos los archivos bloqueados, introduce la fecha de nacimiento una sola vez y quita la contraseña de los PDF en un único lote. Obtiene copias limpias que se abren, se combinan y permiten buscar sin pedir contraseña, y las archiva en la carpeta del cliente, protegidas igual que el resto de esa carpeta.

En resumen

Una contraseña de apertura cifra el PDF: sin ella, el archivo no se puede leer. Una contraseña de permisos solo pide a los lectores de PDF que bloqueen la impresión, la copia o la edición, y el archivo sigue abriéndose para cualquiera. Si un documento tiene que mantenerse privado, ponle una contraseña de apertura y envía esa contraseña por un canal distinto al del archivo. Si la contraseña de un archivo solo te estorba y la conoces, quítala de una copia que guardes en un lugar seguro.

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