Once PDF de cierre y una contraseña para enviarlos

3:12 PM del miércoles. Once archivos PDF reposaban en la carpeta de descargas de Diego, todos exportados recientemente desde el sistema de gestión de casos de la empresa: la escritura, el compromiso de título, el formulario de cierre, dos páginas de documentos hipotecarios, el estoppel de la asociación de propietarios, un expediente de seguro, las declaraciones juradas del comprador. El viernes era el día de la firma. La instrucción del abogado superior fue sencilla. Entregar el paquete al comprador esa misma noche, pero protegido con contraseña. No dejar un paquete de cierre sin proteger en el Gmail de alguien.

El comprador era un propietario por primera vez, bastante amigable por teléfono, pero revisaría los documentos en su trayecto, en un teléfono, posiblemente mediante la conexión Wi-Fi de un hotel durante un viaje de trabajo. Diego no quería pensar en lo que podría hacer un reenvío equivocado. Necesitaba proteger con contraseña un PDF en línea y hacerlo ahora, sin instalar nada en su portátil de trabajo.

Acrobat no fue una opción

La empresa tiene una licencia de Acrobat Pro y el socio principal la utilizó toda la tarde. El departamento de TI no permitió que Diego instalara herramientas aleatorias de PDF en la laptop de trabajo. Había probado dos herramientas gratuitas en el escritorio a principios de mes y una de ellas añadió silenciosamente una marca de agua en la última página de una escritura, lo que su supervisor detectó al volver a leerla. Eso no volvería a suceder.

Tampoco quería subir once documentos que contuvieran el nombre completo del comprador, su número de seguridad social, el monto del préstamo y la dirección de la propiedad a cualquier resultado de búsqueda de Google. La única herramienta basada en navegador que se ejecutaba localmente era lo único que estaba dispuesto a usar.

Buscó "Proteger contraseña PDF en línea"

La frase exacta que tecleó fue "proteger contraseña PDF en línea sin subir". Un hilo de r/legaltech tenía algunas recomendaciones. MyTools era el segundo comentario. La persona había escrito "los archivos nunca salen del navegador, lote de 30, AES" y eso fue suficiente para que Diego hiciera clic.

Abrió la pestaña y leyó la línea de confianza en la parte superior: sin cuenta, sin carga, gratuito. Decidió probar primero un PDF. Si el cifrado era real, ejecutaría el resto.

Once archivos, un solo arrastre

Arrastró los once archivos PDF a la página. La lista se pobló. El tamaño total era de alrededor de 14 megabytes, lo cual notó porque el ventilador de su portátil giró brevemente y luego se calmó. Escribió una contraseña en el primer campo, doce caracteres, mayúsculas y minúsculas, dos dígitos. La volvió a escribir en el campo de confirmación. Amplió el panel de permisos y desactivó la copia. El formulario de cierre tenía términos del préstamo que preferiría no haber terminado pegados en un grupo de chat.

Hizo clic en Proteger. La barra de progreso se movió. Once PDFs protegidos cayeron en su carpeta de Descargas con los nombres originales más un sufijo "-protegido". Abrió uno en Vista previa para verificar. Vista previa pidió la contraseña. La escribió. La escritura apareció exactamente como antes.

Intentó copiar una línea de texto de un PDF protegido, solo para confirmar. La selección no se permitió. Bien.

Enviado antes de que el café se enfríe

Diego comprimió los once archivos, adjuntó el archivo ZIP a un correo electrónico, escribió una nota breve para el comprador y pulsó enviar. Luego llamó al móvil del comprador y leyó la contraseña lentamente, pidiéndole que la repitiera. El comprador la escribió en una nota adhesiva que perdería tres días después, pero ese era un problema del viernes.

Veinte minutos después de empezar, Diego regresó al siguiente archivo en su cola. El café sobre su escritorio todavía estaba caliente.

Una contraseña en la parte frontal

Era algo simple: una contraseña en la parte frontal. Pero cubría mucho. Si el correo electrónico del comprador era objeto de phishing, el atacante obtenía un archivo bloqueado. Si el comprador enviaba por error un anexo a un compañero de trabajo, el compañero de trabajo obtenía un archivo bloqueado. Si una copia terminaba en una unidad de almacenamiento en la nube indexada para búsquedas, se indexaba como un sobre sellado.

Lo que convenció a Diego fue que la contraseña y los PDFs nunca salieron de su laptop. Desde entonces ha usado la herramienta en dos ocasiones. Una vez para proteger un documento de impuestos de un socio antes de enviarlo por correo electrónico a un contador externo, y otra vez para bloquear un borrador de acuerdo antes de enviarlo a los abogados de la parte contraria. Cuando más tarde necesitaba combinar algunos anexos antes de enviarlos, utilizó el fusionador de PDF del mismo sitio, y cuando un cliente le envió un paquete que debía abrir, la herramienta para desbloquear PDF se encargó de ello.

Un paquete de cierre, cifrado y enviado en el tiempo que se tarda en terminar un café. Prueba Proteger PDF gratis →