Acht Seiten Handschuhpreise und Bestellschluss um zwölf

Dienstag, 10:05 Uhr. Die Quartalsbestellung beim Dentallieferanten schloss um zwölf, und die neue Preisliste war als PDF-Katalog mit 38 Seiten gekommen. Joanne, Praxismanagerin in einer Zahnarztpraxis mit vier Behandlungsstühlen, brauchte acht dieser Seiten in einer Tabelle, um jede Zeile mit dem abzugleichen, was die Praxis im letzten Quartal bezahlt hatte. Sie musste PDF in Excel umwandeln, und zwar schnell, und das Telefon am Empfang hatte schon zweimal geklingelt.

Achtunddreißig Seiten, acht davon wichtig

Auf den Seiten 12 bis 19 stand alles, was die Praxis tatsächlich bestellte: Nitrilhandschuhe, Speichelsauger, Polierpaste, Patientenservietten, Sterilisationsbeutel. Insgesamt rund 140 Zeilen. Der Rest des Katalogs bestand aus Hand- und Winkelstücken und Behandlungsstühlen, die dieses Jahr niemand kaufen wollte.

Zuerst versuchte sie das Naheliegende. Sie markierte die Tabelle auf Seite 12 und fügte sie in Excel ein. Jede Zeile landete in Spalte A als ein langer String, Artikelnummer, Beschreibung und Preis zusammengequetscht. 140 Preise bis zwölf Uhr von Hand abzutippen, zwischen Patienten, die sich anmeldeten, war nicht drin.

Ihr Laptop war der gemeinsame Rechner am Empfang der Praxis. Software darauf zu installieren hieß, den IT-Dienstleister anzurufen, und der beantwortete E-Mails donnerstags.

Eine Suche zwischen zwei Anrufen

Sie tippte „pdf to excel without uploading“ in Google. Das „without uploading“ war Absicht. Der Katalog war nicht vertraulich, aber über denselben Laptop lief den ganzen Tag der Papierkram der Patienten, und sie wollte sich nicht angewöhnen, Dateien an Websites zu schicken, die sie nicht kannte.

Der Konverter von MyTools gab an, dass die Konvertierung im Browser lief und nichts an einen Server geschickt wurde. Auch kein Konto. Sie öffnete ihn in einem neuen Tab, während aus dem Lautsprecher die Warteschleifenmusik eines Labors dudelte.

Seitenbereich 12-19

Sie zog das PDF auf die Seite. Vor dem Konvertieren stellte sie den Seitenbereich von „Alle Seiten“ auf einen benutzerdefinierten Bereich um und tippte 12-19 ein. Mit dieser Option hatte sie nicht gerechnet. Sie war davon ausgegangen, den Katalog erst aufteilen zu müssen, und hatte das Tool PDF-Seiten extrahieren in einem anderen Tab schon halb geöffnet.

Das Ausgabe-Layout stand standardmäßig auf „Ein Blatt pro Seite“. Sie ließ es so. Acht Arbeitsblätter, eines pro Katalogseite, passten ohnehin zu der Art, wie sie sie prüfen würde. „Formatierung beibehalten“ ließ sie ebenfalls eingeschaltet, damit die fetten Kategorieüberschriften fett blieben.

Sie klickte auf „Zu Excel konvertieren“. Der Fortschrittsbalken war fertig, bevor die Rezeptionistin aus ihrer Pause zurückkam.

Zeilen, Spalten und echte Zahlen

Die Arbeitsmappe öffnete sich mit acht Tabs namens „Page 12“ bis „Page 19“. Artikelnummer in Spalte A, Beschreibung in B, Packungsgröße in C, Stückpreis in D. Die Preise waren Zahlen, kein Text, also funktionierte eine SUMME auf Anhieb.

Sie fügte die Preise des letzten Quartals in eine Spalte neben jeder Tabelle ein und ergänzte eine Differenzspalte. Die meisten Zeilen waren um ein paar Cent teurer geworden. Zwei nicht. Die Nitrilhandschuhe in Größe M waren von 8,95 auf 11,40 pro Box gesprungen, und die Sterilisationsbeutel kosteten fast das Doppelte.

Ihr fiel auf, dass der Lieferant auf Seite 15 „prophylaxis“ falsch geschrieben hatte, und der Tippfehler kam vollkommen unversehrt in der Tabelle an. Das spielte nicht die geringste Rolle.

Was den Vormittag gerettet hat

Im Rückblick war es der Seitenbereich. Alle 38 Seiten zu konvertieren hätte die acht, die sie brauchte, unter dreißig Blättern voller Behandlungsstühle begraben. 12-19 einzutippen ersparte ihr ein ganzes zusätzliches Tool und einen ganzen zusätzlichen Download.

Es half auch, dass sie nichts auf einem gemeinsam genutzten Rechner installieren und kein weiteres Konto anlegen musste. Der Katalog verließ den Laptop nie. Als sie den Tab schloss, waren die konvertierten Dateien aus dem Browser verschwunden, und die einzige Kopie war die, die sie gespeichert hatte.

Sie weiß, dass es Grenzen gibt. Die älteren Kataloge des Lieferanten waren gescannt, und der Konverter funktioniert nur mit digitalen PDFs, also solchen, in denen man den Text markieren kann. Bei einem Katalog mit Dutzenden gescannter Seiten käme sie immer noch nicht weiter. Für diesen hier reichte es. Nächstes Quartal wird sie das PDF wahrscheinlich komprimieren, bevor sie es dem Zahnarzt mailt, denn 38 Seiten voller Produktfotos ergaben einen schweren Anhang.

Um 11:20 Uhr stellte sie die Handschuhe der Praxis auf eine andere Marke aus derselben Liste um, halbierte die Bestellung der Beutel und schickte ab. Vierzig Minuten Puffer. Wenn eine Preisliste in einem PDF feststeckt, kannst du genauso nur die Seiten, die du brauchst, in eine Tabelle verwandeln. PDF zu Excel kostenlos testen →