Elf Abschluss-PDFs und ein Passwort zum Versenden

15:12 Uhr an einem Mittwoch. Elf PDFs lagen in Diegos Downloads-Ordner, alle frisch aus dem Fallmanagementsystem der Kanzlei exportiert: die Urkunde, die Eigentumszusicherung, die Abschlussofferte, zwei Seiten Hypothekenunterlagen, die Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft, eine Versicherungsbestätigung, die Käufererklärungen. Freitag war der Tag der Unterzeichnung. Die Anweisung des Seniorpartners war einfach. Bring das Paket noch heute Abend zum Käufer, aber schütze es mit einem Passwort. Lass kein Abschlusspaket ungeschützt in irgendeinem Gmail-Postfach liegen.

Der Käufer war Erstkäufer, am Telefon freundlich genug, aber er würde die Dokumente auf dem Weg zur Arbeit durchsehen, auf einem Handy, womöglich über das Hotel-WLAN während einer Dienstreise. Diego wollte gar nicht daran denken, was eine fehlgeleitete Weiterleitung anrichten könnte. Er musste ein PDF online mit einem Passwort schützen, und zwar jetzt, ohne etwas auf seinem Arbeitslaptop zu installieren.

Acrobat war keine Option

Die Kanzlei hat eine einzige Acrobat-Pro-Lizenz, und der Seniorpartner nutzte sie den ganzen Nachmittag. Die IT erlaubte Diego nicht, beliebige PDF-Tools auf dem Arbeitslaptop zu installieren. Er hatte im Laufe des Monats zwei kostenlose Desktop-Programme ausprobiert, und eines davon hatte klammheimlich ein Wasserzeichen auf die letzte Seite einer Urkunde gesetzt, was seinem Vorgesetzten bei einer erneuten Durchsicht auffiel. Das sollte nicht wieder passieren.

Er wollte auch nicht elf Dokumente, die den vollständigen Namen des Käufers, seine Sozialversicherungsnummer, die Kreditsumme und die Adresse der Immobilie enthielten, zu irgendeinem x-beliebigen ersten Google-Ergebnis hochladen. Ein browserbasiertes Tool, das lokal lief, war das Einzige, was er zu nutzen bereit war.

Er suchte nach "PDF online mit Passwort schützen"

Der genaue Satz, den er eintippte, lautete "PDF online mit Passwort schützen ohne Hochladen". Ein Thread aus r/legaltech hatte ein paar Empfehlungen. MyTools war der zweite Kommentar. Die Person hatte geschrieben: "Dateien verlassen nie den Browser, Batch von 30, AES", und das reichte Diego, um zu klicken.

Er öffnete den Tab und las die Vertrauenszeile oben: kein Account, kein Upload, kostenlos. Er beschloss, es zuerst mit einem PDF zu versuchen. Wenn die Verschlüsselung echt wäre, würde er den Rest durchlaufen lassen.

Elf Dateien, ein Zug

Er zog die elf PDFs auf die Seite. Die Liste füllte sich. Die Gesamtgröße lag bei rund 14 Megabyte, was ihm auffiel, weil sein Laptoplüfter kurz hochdrehte und sich dann wieder beruhigte. Er gab ein Passwort in das erste Feld ein, zwölf Zeichen, gemischte Groß- und Kleinschreibung, zwei Ziffern. Er gab es im Bestätigungsfeld noch einmal ein. Er klappte das Berechtigungsfeld auf und schaltete das Kopieren ab. Die Abschlussofferte enthielt Kreditkonditionen, die er lieber nicht in einem Gruppenchat eingefügt sehen wollte.

Er klickte auf "Schützen". Die Fortschrittsleiste bewegte sich. Elf geschützte PDFs landeten in seinem Downloads-Ordner, mit den ursprünglichen Namen plus dem Suffix "-protected". Er öffnete eines in der Vorschau, um es zu prüfen. Die Vorschau verlangte das Passwort. Er gab es ein. Die Urkunde erschien genau so wie zuvor.

Er versuchte, eine Textzeile aus dem geschützten PDF zu kopieren, nur zur Bestätigung. Die Auswahl ließ sich nicht treffen. Gut.

Versendet, bevor der Kaffee kalt wurde

Diego packte die elf Dateien in ein ZIP, hängte das ZIP an eine E-Mail, schrieb dem Käufer eine kurze Notiz und drückte auf Senden. Er rief das Mobiltelefon des Käufers an und las das Passwort langsam vor, dann bat er ihn, es zu wiederholen. Der Käufer schrieb es auf einen Klebezettel, den er drei Tage später verlieren würde, aber das war ein Problem für Freitag.

Zwanzig Minuten nach dem Start war Diego wieder bei der nächsten Datei in seiner Warteschlange. Der Kaffee auf seinem Schreibtisch war noch warm.

Ein Passwort davor

Es war eine einfache Sache: ein Passwort davor. Aber es deckte vieles ab. Wenn die E-Mail des Käufers gephisht würde, bekäme der Angreifer eine gesperrte Datei. Wenn der Käufer einem Kollegen den falschen Anhang weiterleitete, bekäme der Kollege eine gesperrte Datei. Wenn eine Kopie in einem suchmaschinenindizierten Cloud-Speicher landete, würde sie als versiegelter Umschlag indiziert.

Was Diego überzeugte, war, dass das Passwort und die PDFs nie seinen Laptop verließen. Seitdem hat er das Tool zweimal genutzt. Einmal, um die Steuerunterlage eines Partners zu schützen, bevor er sie per E-Mail an einen externen Steuerberater schickte, und einmal, um einen Vergleichsentwurf zu sperren, bevor er an die Gegenseite ging. Als er später ein paar Nachträge zusammenfügen musste, bevor er sie versendete, nutzte er den PDF-Merger derselben Seite, und als ein Mandant ein Paket zurückschickte, das er öffnen musste, erledigte das PDF-entsperren-Tool den Rest.

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