Como Enviar um Relatório Confidencial por E-mail em um PDF com Senha

O relatório trimestral está pronto no Word, com todas as suas 28 páginas. O financeiro mandou os dois anexos em PDF: uma conciliação bancária escaneada e assinada e a carta do auditor. O conselho quer receber tudo antes da reunião de quinta, em um único arquivo, e precisa ficar claro para qualquer pessoa que o veja que ele não é para circular.

Aí você tenta enviar um relatório confidencial por e-mail do jeito óbvio e bate em três paredes ao mesmo tempo. Três anexos em vez de um. Um escaneamento de 23 MB que o servidor de e-mail da empresa devolve, porque o limite dele é 20 MB. E nada que impeça um conselheiro de encaminhar o pacote inteiro para o contador dele com um alegre "Para conhecimento".

Nenhuma ferramenta sozinha resolve tudo isso. Cinco resolvem, em uma única sessão no navegador, e os arquivos intermediários nunca vão parar na sua pasta de Downloads. Cada resultado passa direto para a ferramenta seguinte, e a única coisa que você baixa é o PDF final, já trancado.

A sequência em resumo

1. Transforme o relatório do Word em PDF para que tudo seja o mesmo tipo de arquivo
2. Junte o relatório e os dois anexos em um só documento, na ordem de leitura
3. Carimbe todas as páginas como confidenciais
4. Reduza o pacote para ficar abaixo do limite de anexo
5. Tranque com uma senha, por último

Etapa 1: Tire o relatório do Word

A mesclagem só entende PDFs, então o .docx precisa mudar de formato primeiro. Solte o arquivo e confira o Tamanho da página. O padrão é A4; se o seu conselho lê em US Letter, mude para US Letter agora, porque os anexos escaneados vão ficar ao lado dessas páginas e uma diferença de tamanho aparece a cada rolagem.

Com um único arquivo, Combinar em um PDF não faz diferença, então deixe desligado. Clique em Converter para PDF. Um relatório só com texto sai pequeno, normalmente uma fração do tamanho dos escaneamentos aos quais ele vai se juntar.

Não baixe. Em Enviar para outra ferramenta, escolha Mesclar PDFs e o relatório convertido passa direto.

Word para PDF →

Etapa 2: Coloque o pacote na ordem de leitura

O seu relatório chega sozinho, e uma mesclagem precisa de pelo menos dois arquivos. Clique em Adicionar mais arquivos e traga o escaneamento da conciliação e a carta do auditor de onde quer que o financeiro os tenha mandado.

Arraste os arquivos para a ordem em que um conselheiro vai ler: primeiro o relatório, depois a conciliação, depois a carta. Troque o Nome do arquivo de saída de merged.pdf para algo que sobreviva a uma caixa de entrada, como relatorio-conselho-t3.pdf.

Se um dos anexos se recusar a carregar com Não foi possível ler este PDF. Pode estar protegido por senha., é o financeiro sendo cuidadoso. Peça uma cópia desbloqueada ou desbloqueie o arquivo antes. Nada que vem depois consegue trabalhar com um arquivo que não consegue abrir, e essa regra volta a importar na etapa 5.

Quando o arquivo mesclado estiver pronto, Marca d'água em PDF aparece nas sugestões em Enviar para outra ferramenta.

Mesclar PDF →

Etapa 3: Marque todas as páginas como confidenciais

Deixe o Tipo de marca d'água em Texto e substitua o texto de exemplo © Seu Nome por CONFIDENCIAL. Ou, melhor ainda, torne a marca rastreável: CONFIDENCIAL - Cópia do conselho - T3. Uma página encaminhada que diz para quem foi feita é bem mais constrangedora de encaminhar.

Os padrões foram pensados para uma marca de direitos autorais, não para um carimbo de documento, então mude quatro coisas:

• Cor: o padrão é vermelho. Um cinza médio imprime bem e não grita por cima dos números.
• Opacidade: baixe de 60% para uns 25%, para que os números por baixo continuem legíveis.
• Rotação: arraste até 45° para o clássico carimbo na diagonal.
• Modo de tamanho: mantenha % da largura e aumente a largura para uns 70%, para que o carimbo atravesse a página.

A prévia mostra só a página 1, mas em Páginas, Todas as páginas aplica a marca também aos anexos. É justamente por isso que esta etapa vem depois da mesclagem.

Clique em Aplicar marca d'água e depois escolha Comprimir PDF nas sugestões.

Marca d'água em PDF →

Etapa 4: Fique abaixo do limite de anexo

Escolha Recomendado. Ele é ajustado para e-mail e compartilhamento. Tela deixa o arquivo ainda menor, mas suaviza letras pequenas, e uma conciliação é só letra pequena. Impressão quase não mexe no tamanho.

Saiba o que esta etapa realmente faz antes de rodá-la. O compressor redesenha cada página como uma imagem. É por isso que um escaneamento de 23 MB encolhe tanto. Também significa que o texto do arquivo final deixa de ser selecionável ou pesquisável. Se você soltar um relatório sem escaneamentos e que já é pequeno, a ferramenta percebe que não conseguiu superar o original e devolve o próprio original, marcado como Sem redução.

Então leia a linha de tamanho na tela de resultado, mostrada como tamanho original → novo tamanho. Se o pacote já estava abaixo do seu limite antes desta etapa e o seu conselho gosta de pesquisar por "EBITDA", você pode pular a compressão e ir direto para a etapa 5. Quando um escaneamento é a parte pesada, como aqui, a troca vale a pena.

Proteger PDF está nas sugestões. Escolha essa opção.

Comprimir PDF →

Etapa 5: Tranque o arquivo

Digite a senha em Senha e de novo em Confirmar senha. O indicador de força vira Forte a partir de doze caracteres que misturem pelo menos três destes tipos: minúsculas, maiúsculas, números e símbolos. Quatro palavras aleatórias, uma delas com inicial maiúscula, com um número entre duas delas, chegam lá e continuam fáceis de ditar por telefone.

Você vai ver Mostrar permissões, com chaves para impressão, cópia e edição. Não mexa nelas. Qualquer pessoa que abra o arquivo com a senha pode remover essas restrições, e muitos leitores de PDF simplesmente as ignoram. A senha é a tranca.

Clique em Proteger PDFs e agora sim baixe. A tela de resultado avisa que não há como recuperar uma senha esquecida, e é verdade. Guarde uma cópia da versão sem proteção em um lugar seguro no seu próprio computador, caso precise editá-la depois.

Envie o PDF por e-mail e a senha por outro caminho: uma mensagem de texto, uma ligação, o grupo de conversa do conselho. Uma senha no mesmo e-mail do anexo é só um nome de arquivo mais comprido.

Proteger PDF →

Por que nesta ordem

Proteger vem por último, sempre. Um PDF criptografado é uma caixa fechada para todas as ferramentas desta sequência. A mesclagem avisa que não consegue ler o arquivo, a ferramenta de marca d'água não consegue desenhar nele e o compressor não consegue renderizar as páginas. Tranque antes disso e o resto da sequência para.

Mescle antes de aplicar a marca d'água. Os anexos vieram do financeiro sem marcação nenhuma. Aplicar a marca d'água no arquivo mesclado carimba todas as páginas deles de uma vez, com um único conjunto de configurações, para que todas as páginas tenham a mesma marca no mesmo ângulo.

Aplique a marca d'água antes de comprimir. Este é o ponto em que ninguém pensa. A ferramenta de marca d'água adiciona o carimbo como uma camada separada em cada página, e um destinatário determinado com um editor de PDF consegue selecioná-lo e apagá-lo. O compressor então redesenha cada página como uma única imagem, o que grava o carimbo na própria página. Depois da etapa 4, a marca não é algo que se apaga. Ela faz parte da imagem da página.

Comprima uma vez só, no pacote finalizado. O limite de 20 MB vale para o anexo, não para as partes dele. Comprimir só o escaneamento e depois mesclar faria você medir o arquivo errado, e rodar o compressor duas vezes redesenha páginas que já tinham sido redesenhadas uma vez.

O que você tem no final

Um único PDF, com um nome que diz o que ele é, com o relatório e os dois anexos na ordem de leitura, uma marca cinza na diagonal em todas as páginas, com folga abaixo do limite do seu servidor de e-mail e ilegível sem uma senha que viajou por outro caminho. Da primeira vez leva uns dez minutos, a maior parte gasta nas configurações da marca d'água. No próximo trimestre, leva três.

Pronto para começar? Abrir Word para PDF →