أربعون إيصالاً، مسح واحد، وحقل تحميل أراد 40 ملفًا

أُغلقت بوابة النفقات في منتصف الليل في آخر يوم من الربع المالي. كانت الساعة التاسعة وعشرين دقيقة مساءً. كان لدى يوسف أربعون إيصالاً، كلها ممسوحة ضوئياً، وجميعها داخل ملف PDF واحد من 40 صفحة، وأمامه حقل تحميل يقبل إيصالاً واحداً في كل سطر. أربعون سطراً. أربعون ملفاً منفصلاً. ولم يكن لديه سوى ملف واحد.

استغرق تمرير الأوراق في ماسح المكتب أحد عشرة دقيقة. أما التراجع عن ذلك القرار فكان على وشك أن يستغرق وقتاً أطول.

ملف واحد بدلاً من أربعين

كان الماسح الضوئي مزوداً بوحدة تغذية بالمستندات، واستخدمه يوسف بالطريقة البديهية: رصّ الإيصالات، وضغط على الزر الأخضر، وابتعد. ما عاد به كان scan_0731.pdf، من 40 صفحة، بحجم 18 ميجابايت، وفيه كل أجرة سيارة أجرة وكل وجبة إفطار في الفندق بترتيب زمني. مثالي لعين الإنسان. عديم الفائدة لنظام المالية، الذي كان يريد ملف PDF واحداً لكل بند نفقات حتى يتمكن من إرفاق كل إيصال بالقيد الخاص به.

كان حدسه الأول هو إعادة مسحها ضوئياً واحداً تلو الآخر. أربعون تمريرة، وأربعون اسم ملف، وأربعون فرصة لتصنيف عشاء برلين خطأً على أنه تذكرة قطار ميونخ. أنجز أربعة قبل أن يتوقف.

جرّب بعد ذلك قارئ ملفات PDF على حاسوبه المحمول. كان بإمكانه الطباعة إلى ملف PDF، ما يعني أنه يستطيع طباعة الصفحة 5 في ملف جديد، ثم الصفحة 6، ثم الصفحة 7. كان مربع حوار الطباعة يستغرق نحو عشرين ثانية في كل مرة. أجرى الحساب سريعاً، ثم أغلق البرنامج.

البحث الذي كان عليه أن يبدأ به

بحث عن كيفية تقسيم ملف PDF إلى ملفات منفصلة، وهو يتوقع أن ينتهي به الأمر إلى نسخة تجريبية من برنامج ما يطلب بريده الإلكتروني المهني. أول نتيجة لم تكن إعلاناً كانت MyTools. بلا تسجيل، وبلا تنزيل، وبلا شيء يحتاج إلى تبرير أمام قسم تكنولوجيا المعلومات الذي له آراء صارمة في تثبيت البرامج على حواسيب الشركة.

سحب ملف scan_0731.pdf وأفلته في الصفحة، ففُتح على الفور، وظهرت الصور المصغّرة الأربعون كلها أمامه.

كل صفحة في ملف

قدّمت الأداة ثلاث طرق لتقطيع ملف PDF: حسب النطاق، أو باستخراج صفحات محددة، أو كل N صفحة. لم يكن يوسف بحاجة إلى النطاقات. كان يحتاج إلى أبسط صورة من المهمة: ملف PDF جديد عند كل حدود صفحة.

اختار وضع "كل N"، وكتب 1 في خانة عدد الصفحات لكل ملف، فأخبرته الأداة بما ستفعله قبل أن تفعله: 40 ملف PDF. تلك الجملة تحديداً هي ما جعله يثق بالأداة. فقد أمضى الساعة الماضية يخمّن ما سينتج عن كل مربع حوار.

ضغط على "تقسيم". لم تغادر الإيصالات حاسوبه المحمول، ولاحظ ذلك أساساً لأن العملية كلها انتهت قبل أن تدور المروحة. عادت إليه أربعون ملفاً داخل ملف مضغوط واحد. فك ضغطه على سطح المكتب وفتح ثلاثة ملفات عشوائياً. كانت الصفحة 12 هي أجرة سيارة الأجرة من المطار، وحدها، وبالاتجاه الصحيح.

وكان أحدها، الصفحة 27، قهوة اشتراها لزميل له ونسي المطالبة باستردادها.

تم الرفع قبل الساعة 9:50

استغرقت إعادة التسمية وقتاً أطول من التقسيم نفسه. مرّ على بوابة المالية سطراً سطراً، وطابق كل إيصال بقيده، ثم ضغط على "إرسال" ولا يزال أمامه أكثر من ساعتين.

جاء الملف المضغوط بحجم إجمالي قدره 18 ميجابايت، أي نفس حجم الملف الأصلي، فلم يُضغط شيء ولم تتدهور جودته في الطريق. كانت نسختان ممسوحتان من إيصالي الفندق أثقل من الحد الأقصى الذي تسمح به البوابة لكل ملف، فمرّرهما عبر أداة ضغط PDF قبل رفعهما. كانت تلك هي الخطوة الإضافية الوحيدة.

ما الذي سيفعله بشكل مختلف في الربع المقبل

لا شيء، كما اتضح. سيظل يرصّ الإيصالات في وحدة التغذية ويضغط على الزر الأخضر، لأن مسحها كلها في تمريرة واحدة هو الجزء السريع. أما تقسيمها بعد ذلك فصار مهمة تستغرق ثلاثين ثانية في علامة تبويب في المتصفح، مجاناً، بلا حساب وبلا تثبيت، وتعمل بالطريقة نفسها على الهاتف الذي يحمله في جيب معطفه.

وإذا احتاج يوماً إلى السير في الاتجاه المعاكس، أي تجميع دفعة من المستندات في ملف واحد، فإن أداة دمج PDF على بعد صفحة واحدة. وعندما لا يحتاج سوى إلى بضع صفحات من تقرير طويل، فإن استخراج صفحات PDF أفضل من تقسيم التقرير بأكمله.

أربعون إيصالاً، مسح واحد، أربعون ملف PDF، وربع مالي أُغلق في موعده. جرب أداة تقسيم PDF مجاناً →