Quarante reçus, un scan, et un champ d'envoi qui voulait 40 fichiers

Le portail des dépenses fermait à minuit, le dernier jour du trimestre. Il était 21 h 20. Yusuf avait quarante reçus, tous numérisés, tous contenus dans un seul PDF de 40 pages, et un champ d'envoi qui n'acceptait qu'un reçu par ligne. Quarante lignes. Quarante fichiers séparés. Il n'en avait qu'un.

Faire passer les feuilles dans le scanner du bureau avait pris onze minutes. Revenir sur cette décision allait prendre bien plus longtemps.

Un seul fichier là où il en fallait quarante

Le scanner disposait d'un chargeur de documents, et Yusuf l'avait utilisé de la manière la plus évidente : empiler les reçus, appuyer sur le bouton vert, s'éloigner. Ce qui en est ressorti, c'est scan_0731.pdf, 40 pages, 18 Mo, chaque course en taxi et chaque petit-déjeuner d'hôtel dans l'ordre chronologique. Parfait pour un humain. Inutilisable pour le système financier, qui voulait un PDF par ligne de dépense afin de rattacher chaque reçu à sa propre entrée.

Son premier réflexe a été de tout renumériser un par un. Quarante passages, quarante noms de fichiers, quarante occasions de classer par erreur un dîner à Berlin comme un billet de train pour Munich. Il en a fait quatre avant de s'arrêter.

Il a ensuite essayé le lecteur de PDF de son ordinateur portable. Il pouvait imprimer en PDF, ce qui lui permettait d'imprimer la page 5 dans un nouveau fichier, puis la page 6, puis la page 7. La boîte de dialogue d'impression prenait environ vingt secondes à chaque fois. Il a fait le calcul et l'a refermée.

La recherche qu'il aurait dû faire en premier

Il a recherché comment diviser un PDF en fichiers distincts, s'attendant à atterrir sur une version d'essai de quelque chose qui demanderait son adresse e-mail professionnelle. Le premier résultat qui n'était pas une publicité était MyTools. Aucune inscription, aucun téléchargement, rien pour justifier auprès d'un service informatique qui avait des opinions sur l'installation de logiciels sur les ordinateurs portables de l'entreprise.

Il a glissé scan_0731.pdf sur la page et le fichier s'est ouvert immédiatement, les quarante miniatures affichées les unes après les autres.

Chaque page, un fichier

L'outil proposait trois façons de découper un PDF : par plage, en extrayant des pages précises, ou toutes les N pages. Yusuf n'avait pas besoin de plages. Il avait besoin de la version la plus radicale de l'opération : un nouveau PDF à chaque changement de page.

Il a choisi « Toutes les N », a saisi 1 dans le champ « Pages par fichier », et l'outil lui a annoncé ce qu'il allait faire avant de le faire : 40 PDF. C'est cette phrase qui lui a inspiré confiance. Il venait de passer une heure à deviner ce qu'une boîte de dialogue allait produire.

Il a cliqué sur « Diviser le PDF ». Les reçus n'ont jamais quitté son ordinateur portable, ce qu'il a surtout remarqué parce que tout s'est terminé avant que le ventilateur ne se mette en marche. Quarante fichiers lui sont revenus dans un seul zip. Il les a décompressés sur le bureau et en a ouvert trois au hasard. La page 12, c'était le taxi depuis l'aéroport, tout seul, dans le bon sens.

L'un d'eux, la page 27, était un café qu'il avait offert à un collègue et qu'il avait oublié de faire rembourser.

Envoyé avant 21 h 50

Le renommage lui a pris plus de temps que la division. Il a parcouru le portail financier ligne par ligne, en associant chaque reçu à son entrée, et il a validé avec plus de deux heures d'avance.

Le zip pesait 18 Mo au total, soit exactement le poids de l'original : rien n'avait donc été compressé ni dégradé au passage. Deux des numérisations d'hôtel dépassaient un peu la limite par fichier du portail, et il les a fait passer par le compresseur PDF avant de les envoyer. Ce fut la seule étape supplémentaire.

Ce qu'il ferait différemment le trimestre prochain

Rien, en fin de compte. Il continuera d'empiler les reçus dans le chargeur et d'appuyer sur le bouton vert, car les numériser en un seul passage, c'est justement la partie rapide. Les diviser ensuite est désormais l'affaire de trente secondes dans un onglet de navigateur, gratuitement, sans compte ni installation, et cela fonctionne de la même manière sur le téléphone qu'il garde dans la poche de son manteau.

Si un jour il a besoin de faire l'inverse et de rassembler un lot de documents en un seul fichier, l'outil de fusion PDF se trouve juste à côté. Et quand il ne lui faut qu'une poignée de pages dans un long rapport, l'extraction des pages PDF est plus efficace que de découper tout le document.

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