Huit pages de prix de gants et une commande à boucler avant midi

Mardi, 10 h 05. La commande trimestrielle chez le fournisseur dentaire fermait à midi, et sa nouvelle liste de prix était arrivée sous la forme d'un catalogue PDF de 38 pages. Joanne, responsable administrative d'un cabinet dentaire de quatre fauteuils, avait besoin de huit de ces pages dans un tableur pour comparer chaque ligne avec ce que le cabinet avait payé le trimestre précédent. Elle devait convertir un PDF en Excel, et vite. Le téléphone de l'accueil avait déjà sonné deux fois.

Trente-huit pages, dont huit utiles

Les pages 12 à 19 contenaient tout ce que le cabinet commandait réellement : gants en nitrile, pompes à salive, pâte prophylactique, bavoirs, sachets de stérilisation. Environ 140 lignes en tout. Le reste du catalogue, c'étaient des pièces à main et des fauteuils que personne n'achetait cette année.

Elle tenta d'abord la solution évidente. Elle sélectionna le tableau de la page 12 et le colla dans Excel. Chaque ligne atterrit dans la colonne A sous forme d'une longue chaîne, référence, désignation et prix collés les uns aux autres. Retaper 140 prix à la main avant midi, entre deux patients qui arrivaient, c'était hors de question.

Son ordinateur portable était le poste partagé de l'accueil du cabinet. Y installer un logiciel voulait dire appeler le prestataire informatique, qui répondait à ses mails le jeudi.

Une recherche entre deux appels

Elle tapa « pdf en excel sans téléverser » dans Google. Le « sans téléverser » était voulu. Le catalogue n'avait rien de confidentiel, mais ce même portable traitait des dossiers de patients toute la journée, et elle ne voulait pas prendre l'habitude d'envoyer des fichiers à des sites qu'elle ne connaissait pas.

Le convertisseur de MyTools indiquait que la conversion se faisait dans le navigateur et que rien n'était envoyé à un serveur. Pas de compte non plus. Elle l'ouvrit dans un nouvel onglet pendant que la musique d'attente d'un appel au laboratoire passait dans le haut-parleur.

Plage de pages 12-19

Elle déposa le PDF sur la page. Avant de convertir, elle passa la plage de pages de « Toutes les pages » à une plage personnalisée et tapa 12-19. Elle ne s'attendait pas à cette option. Elle pensait devoir d'abord découper le catalogue, et avait déjà à moitié ouvert l'outil Extraire des pages d'un PDF dans un autre onglet.

La disposition de sortie était réglée par défaut sur « Une feuille par page ». Elle la laissa. Huit feuilles, une par page du catalogue, correspondaient de toute façon à sa manière de vérifier. Elle laissa aussi « Conserver la mise en forme » activé, pour que les titres de catégorie en gras restent en gras.

Elle cliqua sur « Convertir en Excel ». La barre de progression arriva au bout avant que la réceptionniste ne revienne de sa pause.

Des lignes, des colonnes et de vrais nombres

Le classeur s'ouvrit avec huit onglets nommés de « Page 12 » à « Page 19 ». Référence en colonne A, désignation en B, conditionnement en C, prix unitaire en D. Les prix étaient des nombres, pas du texte, donc une SOMME fonctionna du premier coup.

Elle colla les prix du trimestre précédent dans une colonne à côté de chaque tableau et ajouta une colonne d'écart. La plupart des lignes avaient pris quelques centimes. Deux non. Les gants en nitrile taille M étaient passés de 8,95 à 11,40 la boîte, et les sachets de stérilisation avaient presque doublé.

Elle remarqua que le fournisseur avait mal orthographié « prophylaxis » page 15, et la faute se retrouvait parfaitement intacte dans le tableur. Ça n'avait aucune importance.

Ce qui a sauvé la matinée

Avec le recul, c'était la plage de pages. Convertir les 38 pages aurait noyé les huit dont elle avait besoin sous une trentaine de feuilles de fauteuils dentaires. Taper 12-19 lui avait épargné un outil de plus et un téléchargement de plus.

Ça l'avait aussi aidée de ne rien avoir à installer sur un poste partagé, ni à créer un énième compte. Le catalogue n'avait jamais quitté le portable. Quand elle ferma l'onglet, les fichiers convertis disparurent du navigateur, et la seule copie restante était celle qu'elle avait enregistrée.

Elle sait que l'outil a ses limites. Les anciens catalogues du fournisseur étaient scannés, et le convertisseur ne fonctionne qu'avec les PDF numériques, ceux dont on peut sélectionner le texte. Avec un catalogue de dizaines de pages scannées, elle serait encore coincée. Pour celui-ci, ça suffisait. Le trimestre prochain, elle va sans doute compresser le PDF avant de l'envoyer par mail au dentiste, parce que 38 pages de photos de produits faisaient une pièce jointe bien lourde.

À 11 h 20, elle fit passer les gants du cabinet à une autre marque de la même liste, réduisit de moitié la commande de sachets et valida. Quarante minutes d'avance. Si une liste de prix est coincée dans un PDF, vous pouvez transformer uniquement les pages utiles en tableur de la même façon. Essayez PDF en Excel gratuitement →