Onze PDF de clôture et un mot de passe pour les envoyer

15h12 un mercredi. Onze PDF étaient déposés dans le dossier téléchargements de Diego, fraîchement exportés du système de gestion des dossiers de l'entreprise : l'acte, l'engagement de titre, la déclaration de clôture, deux pages de documents hypothécaires, la renonciation de la copropriété, une police d'assurance, les déclarations de l'acheteur. Vendredi était la journée de signature. L'instruction de l'avocat principal était simple. Transmettez le dossier à l'acheteur ce soir, mais protégez-le par mot de passe. N'abandonnez jamais un dossier de clôture non protégé dans la messagerie Gmail de quelqu'un.

L'acheteur était un premier propriétaire, assez amical au téléphone, mais il examinerait les documents pendant son trajet, sur un téléphone, peut-être via le Wi-Fi de l'hôtel lors d'un déplacement professionnel. Diego ne voulait pas imaginer ce qu'une redirection mal orientée pourrait faire. Il devait protéger un PDF par mot de passe en ligne et le faire immédiatement, sans installer quoi que ce soit sur son ordinateur de travail.

Acrobat n'était pas une option

L'entreprise dispose d'une licence Acrobat Pro et l'associé principal l'a utilisée toute l'après-midi. Le service informatique n'a pas autorisé Diego à installer des utilitaires PDF aléatoires sur le portable de travail. Plus tôt dans le mois, il avait essayé deux outils gratuits pour bureau et l'un d'eux a silencieusement ajouté un filigrane à la dernière page d'un acte, que son superviseur a repéré lors d'une relecture. Cela ne se reproduira plus.

Il ne voulait pas non plus télécharger onze documents contenant le nom complet de l'acheteur, son numéro de sécurité sociale, le montant du prêt et l'adresse de la propriété sur n'importe quel résultat de recherche Google. Un outil basé sur un navigateur qui s'exécute localement était la seule chose qu'il était prêt à utiliser.

Il a recherché "Protéger un PDF par mot de passe en ligne"

La phrase exacte qu'il a tapée était « protéger un PDF par mot de passe en ligne sans téléchargement ». Un fil sur r/legaltech contenait quelques recommandations. MyTools était le deuxième commentaire. La personne avait écrit « les fichiers ne quittent jamais le navigateur, lot de 30, AES » et cela a suffi pour que Diego clique.

Il a ouvert l'onglet et lu la ligne de confiance en haut : aucun compte, aucun téléchargement, gratuit. Il a décidé de tenter un PDF en premier. Si le chiffrement était réel, il exécuterait le reste.

Onze fichiers, un glisser-déposer

Il a glissé les onze PDF sur la page. La liste s'est remplie. La taille totale était d'environ 14 mégaoctets, ce à quoi il a prêté attention car le ventilateur de son ordinateur portable a brièvement tourné et s'est ensuite calmé. Il a saisi un mot de passe dans le premier champ, douze caractères, en majuscules et minuscules, deux chiffres. Il l'a saisi à nouveau dans le champ de confirmation. Il a développé le panneau d'autorisation et désactivé la copie. La déclaration de clôture contenait des conditions de prêt qu'il aurait préféré ne pas voir reproduites dans un groupe de discussion.

Il a cliqué sur Protéger. La barre de progression s'est déplacée. Onze PDF protégés ont atterri dans son dossier Téléchargements avec les noms d'origine plus un "-protégé" comme suffixe. Il en a ouvert un dans Aperçu pour vérifier. Aperçu a demandé le mot de passe. Il l'a tapé. Le document est apparu exactement comme avant.

Il a essayé de copier une ligne de texte à partir du PDF protégé, juste pour confirmer. La sélection ne prenait pas. Bon.

Envoyé avant que le café ne refroidisse

Diego a compressé les onze fichiers, joint le fichier zip à un e-mail, a rédigé une brève note pour l'acheteur et a cliqué sur envoyer. Il a appelé le téléphone portable de l'acheteur et a lu le mot de passe lentement, puis a demandé à l'acheteur de le répéter. L'acheteur l'a noté sur un post-it qu'il allait perdre trois jours plus tard, mais c'était un problème du vendredi.

Vingt minutes après avoir commencé, Diego en était au prochain fichier de sa file d'attente. Le café sur son bureau était encore chaud.

Un mot de passe sur l'avant

C'était une chose simple : un mot de passe sur l'avant. Mais il couvrait beaucoup. Si l'e-mail de l'acheteur était piraté, l'attaquant obtenait un fichier verrouillé. Si l'acheteur envoyait par erreur la mauvaise pièce jointe à un collègue, le collègue obtenait un fichier verrouillé. Si une copie se retrouvait dans un drive cloud indexé par recherche, elle était indexée comme une enveloppe scellée.

Ce qui a convaincu Diego, c'est que le mot de passe et les fichiers PDF ne quittent jamais son ordinateur portable. Il a utilisé l'outil à deux reprises depuis. Une fois pour protéger un document fiscal d'un associé avant de l'envoyer par e-mail à un expert-comptable externe, et une autre fois pour verrouiller un projet de règlement avant qu'il ne soit remis aux avocats adverses. Lorsqu'il a eu besoin plus tard de combiner quelques addenda avant de les envoyer, il a utilisé le fusionneur de PDF du même site, et lorsqu'un client lui a renvoyé un dossier qu'il devait ouvrir, le déverrouilleur de PDF s'en est chargé.

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