Undici PDF di chiusura e una password con cui inviarli

Le 15:12 di un mercoledì. Undici PDF erano fermi nella cartella download di Diego, tutti appena esportati dal sistema di gestione delle pratiche dello studio: l'atto, l'impegno sul titolo di proprietà, la dichiarazione di chiusura, due pagine di documenti ipotecari, la liberatoria dell'associazione dei proprietari, una polizza assicurativa, le dichiarazioni dell'acquirente. Venerdì era il giorno della firma. L'istruzione ricevuta dall'avvocato senior era semplice. Far avere il pacchetto all'acquirente quella sera, ma proteggerlo con una password. Non lasciare un pacchetto di chiusura senza protezione nella casella Gmail di qualcuno.

L'acquirente comprava casa per la prima volta, abbastanza cordiale al telefono, ma avrebbe esaminato i documenti durante il tragitto, da un telefono, magari sulla Wi-Fi di un hotel durante una trasferta di lavoro. Diego non voleva nemmeno pensare ai danni che poteva fare un inoltro sbagliato. Aveva bisogno di proteggere con password un PDF online e di farlo subito, senza installare nulla sul suo laptop di lavoro.

Acrobat non era un'opzione

Lo studio aveva una sola licenza Acrobat Pro e il socio anziano la stava usando per tutto il pomeriggio. L'IT non permetteva a Diego di installare utilità PDF a caso sul portatile di lavoro. Aveva provato due strumenti desktop gratuiti all'inizio di quel mese e uno di essi aveva aggiunto in silenzio una filigrana sull'ultima pagina di un atto, cosa che il suo supervisore aveva notato rileggendo il documento. Non sarebbe successo di nuovo.

Non voleva nemmeno caricare undici documenti contenenti il nome completo dell'acquirente, il codice di previdenza sociale, l'importo del prestito e l'indirizzo dell'immobile sul primo sito che capitava tra i risultati di Google. L'unica soluzione che era disposto a usare era uno strumento basato su browser che funzionasse in locale.

Ha cercato "Proteggere PDF con password online"

La frase esatta che ha digitato era "proteggere con password un PDF online senza caricarlo". In una discussione sul subreddit r/legaltech c'erano un paio di consigli. MyTools era il secondo commento. La persona aveva scritto "i file non lasciano mai il browser, lotti fino a 30, AES" e questo è bastato a convincere Diego a cliccare.

Ha aperto la scheda e ha letto la riga di garanzia in cima: nessun account, nessun caricamento, gratis. Ha deciso di provare prima con un solo PDF. Se la crittografia fosse stata reale, avrebbe elaborato anche il resto.

Undici file, un solo trascinamento

Ha trascinato gli undici PDF sulla pagina. La lista si è popolata. La dimensione totale era di circa 14 megabyte, cosa che ha notato perché la ventola del suo portatile è accelerata un istante per poi calmarsi. Ha digitato una password nel primo campo, dodici caratteri, maiuscole e minuscole, due cifre. L'ha digitata di nuovo nel campo di conferma. Ha aperto il pannello dei permessi e ha disattivato la copia. La dichiarazione di chiusura conteneva condizioni del prestito che preferiva non ritrovarsi incollate in una chat di gruppo.

Ha cliccato su Proteggi. La barra di avanzamento è avanzata. Undici PDF protetti sono finiti nella cartella Download con i nomi originali più il suffisso "-protected". Ne ha aperto uno in Anteprima per controllare. Anteprima ha chiesto la password. L'ha digitata. L'atto è comparso esattamente come prima.

Ha provato a copiare una riga di testo dal PDF protetto, giusto per conferma. La selezione non funzionava. Bene.

Inviato prima che il caffè si raffreddasse

Diego ha messo gli undici file in un archivio zip, ha allegato lo zip a un'e-mail, ha scritto una breve nota per l'acquirente e ha premuto invio. Ha chiamato il cellulare dell'acquirente e ha letto la password lentamente, poi gli ha chiesto di ripeterla. L'acquirente l'ha scritta su un post-it che avrebbe perso tre giorni dopo, ma quello era un problema da venerdì.

Venti minuti dopo aver iniziato, Diego era già tornato alla pratica successiva nella sua coda. Il caffè sulla scrivania era ancora caldo.

Una password sul fronte

Era una cosa semplice: una password sul fronte. Ma copriva molto. Se la casella email dell'acquirente fosse finita vittima di phishing, l'aggressore si ritrovava un file bloccato. Se l'acquirente inoltrava l'allegato sbagliato a un collega, anche il collega riceveva un file bloccato. Se una copia finiva in un drive cloud indicizzato dai motori di ricerca, veniva indicizzata come una busta sigillata.

Ciò che ha convinto Diego è stato il fatto che la password e i PDF non lasciavano mai il suo laptop. Da allora ha usato lo strumento altre due volte. Una per proteggere la carta di lavoro fiscale di un socio prima di inviarla a un commercialista esterno, e una per blindare la bozza di un accordo transattivo prima che andasse all'avvocato della controparte. Quando in seguito ha dovuto unire alcuni addendum prima dell'invio, ha usato lo strumento per unire i PDF dello stesso sito, e quando un cliente gli ha rispedito un plico che doveva aprire, ci ha pensato lo strumento per sbloccare i PDF.

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