Quaranta ricevute, una scansione e un campo che voleva 40 file

Il portale delle spese si è chiuso a mezzanotte dell'ultimo giorno del trimestre. Erano le 21:20. Yusuf aveva quaranta ricevute, tutte scansionate, tutte contenute in un unico PDF da 40 pagine, e un campo di caricamento che accettava una ricevuta per riga. Quaranta righe. Quaranta file separati. Lui ne aveva uno.

Far passare i fogli nello scanner dell'ufficio aveva richiesto undici minuti. Tornare indietro su quella decisione stava per richiedere più tempo.

Un file dove avrebbero dovuto essercene quaranta

Lo scanner aveva un alimentatore di documenti, e Yusuf lo aveva utilizzato nel modo ovvio: impilare le ricevute, premere il pulsante verde, allontanarsi. Quello che ne è uscito è stato scan_0731.pdf, 40 pagine, 18 MB, con ogni tariffa del taxi e ogni colazione in hotel in ordine cronologico. Perfetto per un essere umano. Inutile per il sistema finanziario, che voleva un PDF per ogni voce di spesa, in modo da poter allegare ogni ricevuta alla propria voce.

Il suo primo istinto è stato quello di riscansionarle una alla volta. Quaranta passaggi, quaranta nomi di file, quaranta possibilità di confondere una cena a Berlino con un biglietto del treno per Monaco. Ne ha fatte quattro prima di fermarsi.

Ha provato quindi il lettore PDF sul suo portatile. Poteva stampare in formato PDF, il che significava che poteva stampare la pagina 5 su un nuovo file, poi la pagina 6, poi la pagina 7. La finestra di dialogo di stampa impiegava circa venti secondi ogni volta. Ha fatto i calcoli e l'ha chiusa.

La ricerca che avrebbe dovuto fare subito

Ha cercato come dividere un PDF in file separati, aspettandosi di ritrovarsi su una versione di prova di qualcosa che gli avrebbe chiesto l'email di lavoro. Il primo risultato che non era una pubblicità è stato MyTools. Nessuna registrazione, nessun download, nulla da giustificare a un reparto IT che aveva le sue opinioni sull'installazione di software sui portatili aziendali.

Ha trascinato scan_0731.pdf nella pagina e il file si è aperto subito, con tutte e quaranta le miniature in bella vista.

Ogni pagina, un file

Lo strumento offriva tre modi per dividere un PDF: per intervallo, estraendo pagine specifiche o ogni N pagine. Yusuf non aveva bisogno di intervalli. Aveva bisogno della versione più semplice del lavoro, cioè un nuovo PDF a ogni singolo cambio di pagina.

Ha selezionato "Ogni N", ha inserito 1 nella casella delle pagine per file e lo strumento gli ha detto cosa stava per fare prima di farlo: 40 PDF. Quella frase era la parte di cui si fidava. Aveva passato l'ora precedente a tirare a indovinare su cosa avrebbe prodotto una finestra di dialogo.

Ha premuto "Dividi". Le ricevute non sono mai uscite dal suo portatile, cosa che ha notato soprattutto perché l'intero processo si è concluso prima che partisse la ventola. Quaranta file sono tornati indietro in un unico zip. Li ha scompattati sul desktop e ne ha aperti tre a caso. La pagina 12 era il taxi dall'aeroporto, da sola, per il verso giusto.

Una di queste, la pagina 27, era un caffè che aveva offerto a un collega e che si era dimenticato di mettere in nota spese.

Caricato entro le 21:50

Rinominare i file gli ha richiesto più tempo che dividerli. Ha lavorato sul portale finanziario una riga alla volta, ha abbinato ogni ricevuta alla sua voce e ha inviato tutto con più di due ore di anticipo.

Lo zip pesava in totale 18 MB, esattamente come l'originale, quindi non c'era stata alcuna compressione né alcun degrado lungo il percorso. Due delle scansioni dell'hotel superavano il limite per file del portale, e le ha fatte passare dal compressore PDF prima di caricarle. Quello è stato l'unico passaggio in più.

Cosa farebbe diversamente il prossimo trimestre

Niente, a quanto pare. Continuerà a impilare le ricevute nell'alimentatore e a premere il pulsante verde, perché scansionarle in un'unica passata è la parte veloce. Dividerle dopo è ormai un lavoro da trenta secondi in una scheda del browser, gratuito, senza account e senza installazione, e funziona allo stesso modo sul telefono che tiene nella tasca del cappotto.

Se mai dovesse avere bisogno di andare nella direzione opposta, cioè ricucire un gruppo di documenti in un unico file, lo strumento Unisci PDF è a una pagina di distanza. E quando gli serve solo una manciata di pagine da un lungo rapporto, estrarre le pagine è meglio che dividere l'intero documento.

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