Otto pagine di prezzi dei guanti e un ordine entro mezzogiorno

Martedì, ore 10:05. L'ordine trimestrale del fornitore di materiale dentale chiudeva a mezzogiorno, e il nuovo listino prezzi era arrivato come catalogo PDF di 38 pagine. Joanne, responsabile amministrativa di uno studio dentistico con quattro poltrone, aveva bisogno di otto di quelle pagine in un foglio di calcolo per confrontare ogni riga con quanto lo studio aveva pagato il trimestre precedente. Doveva convertire un PDF in Excel, in fretta, e il telefono della reception aveva già squillato due volte.

Trentotto pagine, otto che contavano

Le pagine dalla 12 alla 19 contenevano tutto ciò che lo studio ordinava davvero: guanti in nitrile, aspirasaliva, pasta per profilassi, bavaglini, buste per sterilizzazione. Circa 140 righe in tutto. Il resto del catalogo erano manipoli e poltrone che quest'anno nessuno avrebbe comprato.

Per prima cosa provò la soluzione più ovvia. Selezionò la tabella a pagina 12 e la incollò in Excel. Ogni riga finì nella colonna A come un'unica lunga stringa, con codice articolo, descrizione e prezzo ammassati insieme. Ribattere a mano 140 prezzi prima di mezzogiorno, tra un paziente in arrivo e l'altro, era fuori discussione.

Il suo portatile era il computer condiviso della reception dello studio. Installarci un programma significava chiamare il tecnico informatico esterno, che rispondeva alle email il giovedì.

Una ricerca tra due telefonate

Digitò "pdf in excel senza caricare" su Google. Quel "senza caricare" era voluto. Il catalogo non era riservato, ma lo stesso portatile gestiva le pratiche dei pazienti tutto il giorno, e lei non voleva prendere l'abitudine di inviare file a siti che non conosceva.

Il convertitore di MyTools diceva che la conversione avveniva nel browser e che nulla veniva inviato a un server. Nemmeno un account da creare. Lo aprì in una nuova scheda mentre dall'altoparlante arrivava la musica d'attesa di una chiamata al laboratorio.

Intervallo di pagine 12-19

Trascinò il PDF sulla pagina. Prima di convertire, cambiò l'intervallo di pagine da "Tutte le pagine" a un intervallo personalizzato e digitò 12-19. Non si aspettava quell'opzione. Pensava di dover prima dividere il catalogo, e aveva già mezzo aperto lo strumento Estrai pagine PDF in un'altra scheda.

Il layout di output era impostato di default su "Un foglio per pagina". Lo lasciò così. Otto fogli di lavoro, uno per pagina del catalogo, corrispondevano comunque al modo in cui li avrebbe controllati. Lasciò attivo anche "Conserva formattazione", così i titoli delle categorie in grassetto restavano in grassetto.

Cliccò su "Converti in Excel". La barra di avanzamento arrivò in fondo prima che la receptionist tornasse dalla pausa.

Righe, colonne e numeri veri

La cartella di lavoro si aprì con otto schede chiamate da "Page 12" a "Page 19". Codice articolo nella colonna A, descrizione nella B, confezione nella C, prezzo unitario nella D. I prezzi erano numeri, non testo, quindi una SOMMA funzionò al primo colpo.

Incollò i prezzi del trimestre precedente in una colonna accanto a ogni tabella e aggiunse una colonna con la differenza. Quasi tutte le righe erano aumentate di qualche centesimo. Due no. I guanti in nitrile taglia M erano saliti da 8,95 a 11,40 a scatola, e le buste per sterilizzazione erano quasi raddoppiate.

Notò che il fornitore aveva scritto male "profilassi" a pagina 15, e l'errore era arrivato nel foglio di calcolo perfettamente intatto. Non aveva alcuna importanza.

Cosa ha salvato la mattinata

A ripensarci, è stato l'intervallo di pagine. Convertire tutte le 38 pagine avrebbe sepolto le otto che le servivano sotto trenta fogli di poltrone odontoiatriche. Digitare 12-19 le ha risparmiato un intero strumento in più e un intero download in più.

Ha aiutato anche non dover installare nulla su un computer condiviso né creare l'ennesimo account. Il catalogo non ha mai lasciato il portatile. Quando ha chiuso la scheda, i file convertiti sono spariti dal browser, e l'unica copia era quella che aveva salvato.

Sa che ha dei limiti. I cataloghi più vecchi del fornitore erano scansionati, e il convertitore funziona solo con i PDF digitali, quelli in cui si può selezionare il testo. Con un catalogo di decine di pagine scansionate sarebbe ancora bloccata. Per questo, è bastato. Il prossimo trimestre probabilmente comprimerà il PDF prima di inviarlo via email al dentista, perché 38 pagine di foto di prodotti facevano un allegato pesante.

Alle 11:20 ha passato i guanti dello studio a un'altra marca dello stesso listino, ha dimezzato l'ordine di buste e ha inviato. Quaranta minuti di margine. Se un listino prezzi è intrappolato in un PDF, puoi trasformare solo le pagine che ti servono in un foglio di calcolo allo stesso modo. Prova Da PDF a Excel gratis →