Kata Sandi PDF: Beda Kata Sandi Pembuka dan Kata Sandi Izin

Rekening koran dari bank Anda terbuka tanpa diminta kata sandi, tetapi tombol Cetak berwarna abu-abu dan bilah judulnya bertuliskan "SECURED". PDF lain, kiriman akuntan Anda, tidak menampilkan satu halaman pun sampai Anda mengetikkan kata sandi. Kedua berkas sama-sama "dilindungi kata sandi", tetapi perilakunya sama sekali berbeda.

Itu karena sebuah PDF bisa membawa dua kata sandi berbeda dengan dua tugas berbeda: kata sandi pembuka dan kata sandi izin. Yang satu mencegah orang masuk ke dalam berkas. Yang lain hanya meminta pembaca PDF mereka untuk menurut. Mengetahui mana yang mana memberi tahu Anda seberapa aman sebuah berkas sebenarnya, dan apa yang bisa Anda lakukan terhadap berkas yang ada di depan Anda.

Kata sandi pembuka: kunci sungguhan

Kata sandi pembuka (Acrobat menyebutnya kata sandi "Document Open", dan spesifikasi PDF menyebutnya user password) adalah yang menghentikan Anda di depan pintu. Tanpanya, Anda hanya melihat kotak isian kata sandi, tidak ada yang lain.

Di balik kotak isian itu, isi berkas dienkripsi. Kata sandi dipakai untuk menurunkan kunci yang mendekripsi halaman-halamannya, sehingga teks dan gambar di dalamnya teracak bagi siapa pun yang tidak memilikinya. Tidak peduli aplikasi apa yang Anda pakai untuk membuka berkas, atau apakah aplikasi itu patuh pada aturan: tanpa kata sandi, tidak ada isi yang bisa dibaca untuk ditampilkan.

Inilah juga sebabnya lupa kata sandi pembuka menjadi masalah besar. Kata sandinya tidak tersimpan di dalam berkas menunggu untuk dicari, dan tidak ada tautan "reset". PDF modern menggunakan enkripsi AES, dan satu-satunya cara masuk tanpa kata sandi adalah menebaknya. Kata sandi pendek seperti tanggal lahir bisa ditebak dengan cepat. Frasa sandi yang panjang praktis tidak bisa.

Kata sandi izin: permintaan yang sopan

Kata sandi izin (owner password, dalam istilah spesifikasi) melakukan sesuatu yang jauh lebih lemah. Berkas yang hanya memiliki kata sandi izin bisa dibuka oleh siapa saja, tanpa diminta kata sandi sama sekali. Yang dikendalikan kata sandi ini adalah sekumpulan penanda: apakah pencetakan diizinkan, apakah teks dan gambar bisa disalin, apakah dokumen bisa diedit, diberi anotasi, atau disusun ulang halamannya.

Di sinilah masalahnya. Penanda-penanda itu adalah instruksi untuk pembaca PDF Anda, bukan penghalang di sekeliling isinya. Pembaca harus mendekripsi halaman untuk menampilkannya, sehingga isinya sepenuhnya tersedia di layar Anda. Apakah tombol Cetak benar-benar menjadi abu-abu bergantung pada pilihan pembaca untuk mematuhi penanda tersebut. Acrobat mematuhinya. Banyak penampil lain, termasuk sebagian yang terpasang di browser, mengabaikan sebagian atau semuanya, dan tidak ada apa pun di dalam berkas yang bisa memaksa mereka.

Jadi kata sandi izin bagus untuk mencegah penyalahgunaan sepele ("tolong jangan cetak draf ini") dan buruk untuk menjaga kerahasiaan apa pun. Jika yang Anda pedulikan adalah siapa yang bisa membaca dokumen, kata sandi izin saja tidak melindungi apa-apa.

Pengelola properti yang mengira rekening korannya terkunci

Seorang pengelola properti mengumpulkan rekening koran dan slip gaji dari calon penyewa, lalu meneruskannya ke pemilik properti untuk disetujui. Agar tetap rahasia, ia "melindungi" setiap berkas di editor PDF-nya dengan menonaktifkan pencetakan dan penyalinan serta memasang kata sandi izin. Ia mengira itu berarti terkunci. Lalu sang pemilik menyebut bahwa ia membuka semuanya di ponselnya tanpa mengetik apa pun, dan ia sadar berkas-berkas itu akan terbuka semudah itu juga bagi siapa saja yang tidak sengaja menerima email tersebut.

Pemegang buku yang mengetik kata sandi yang sama empat puluh kali

Seorang pemegang buku menerima rekening koran bulanan milik kliennya dari bank klien tersebut. Bank mengirim setiap PDF dengan kata sandi pembuka yang dibuat dari tanggal lahir klien, langkah yang masuk akal selama pengiriman. Namun ia perlu mengarsipkan rekening koran satu tahun di folder klien, menggabungkan sebagian menjadi paket triwulanan, dan mencarinya nanti. Kini setiap berkas menghentikannya dengan permintaan kata sandi, dan alat penggabungnya tidak bisa menyatukan berkas yang tidak bisa dibukanya.

Jika keduanya ada

Sebuah PDF bisa membawa kedua kata sandi sekaligus. Kata sandi pembuka memungkinkan seseorang membaca berkas, dengan penanda izin tetap berlaku. Kata sandi izin membuka semuanya: di sebagian besar pembaca, mengetikkannya di kotak isian akan membuka berkas tanpa batasan apa pun.

Ini punya konsekuensi praktis. Jika kata sandi pembuka dan kata sandi izin sama, siapa pun yang bisa membuka berkas juga memegang kunci untuk mencabut batasannya. Agar batasan itu ada artinya, kedua kata sandi harus berbeda, dan kata sandi izin harus tetap dipegang oleh pembuat dokumen.

Ini juga menjelaskan kata sandi mana yang Anda perlukan untuk keperluan apa. Untuk membaca berkas yang terkunci, Anda memerlukan kata sandi pembuka. Untuk menghapus kata sandi pembuka, Anda harus mengetahuinya, karena berkas harus didekripsi dulu sebelum bisa disimpan tanpa kata sandi. Tidak ada jalan pintas yang sah untuk keduanya: alat yang menghapus perlindungan tanpa kata sandi sebenarnya sedang menebaknya.

Menambahkan kata sandi yang tepat, atau menghapus yang sudah Anda ketahui

Setelah Anda tahu fungsi masing-masing kata sandi, solusi untuk kedua situasi di atas cukup mudah. Kedua alat di bawah ini berjalan sepenuhnya di browser Anda: PDF Anda dan kata sandi yang Anda ketik tidak pernah meninggalkan perangkat Anda, hal yang penting justru untuk jenis dokumen yang biasanya dilindungi kata sandi.

Cara pengelola properti benar-benar mengunci berkasnya

Pengelola properti memasukkan rekening koran para calon penyewa ke alat ini dan menambahkan kata sandi pembuka ke PDF-nya, satu kata sandi untuk seluruh kumpulan berkas, yang ia bacakan kepada pemilik lewat telepon alih-alih menaruhnya di email yang sama. Kini setiap berkas terenkripsi sepenuhnya: siapa pun yang membuka lampiran tanpa kata sandi itu hanya melihat kotak isian kata sandi, apa pun aplikasi yang dipakainya.

Cara pemegang buku mendapatkan kembali arsipnya

Pemegang buku itu sudah tahu kata sandinya; ia hanya tidak mau mengetiknya terus-menerus. Ia memuat rekening koran satu tahun, mencentang opsi untuk memakai kata sandi yang sama bagi setiap berkas yang terkunci, memasukkan tanggal lahir itu sekali, lalu menghapus kata sandi dari PDF-nya dalam satu kali proses. Ia mendapatkan salinan bersih yang bisa dibuka, digabungkan, dan dicari tanpa permintaan kata sandi, lalu mengarsipkannya di folder klien, terlindungi dengan cara yang sama seperti isi folder lainnya.

Versi singkatnya

Kata sandi pembuka mengenkripsi PDF: tanpanya, berkas tidak bisa dibaca. Kata sandi izin hanya meminta pembaca PDF untuk memblokir pencetakan, penyalinan, atau pengeditan, dan berkasnya tetap bisa dibuka oleh siapa saja. Jika sebuah dokumen harus tetap rahasia, beri kata sandi pembuka dan kirim kata sandi itu lewat saluran yang berbeda dari berkasnya. Jika kata sandi sebuah berkas hanya merepotkan dan Anda mengetahuinya, hapus kata sandi itu dari salinan yang Anda simpan di tempat yang aman.

Mengirim sesuatu yang tidak boleh terbaca selama pengiriman? Coba Lindungi PDF gratis →

Sudah punya kata sandinya dan lelah mengetiknya? Buka Kunci PDF → juga tersedia di sini.