Delapan Halaman Harga Sarung Tangan, Pesanan Ditutup Pukul 12

Pukul 10.05 pada hari Selasa. Pesanan triwulanan dari pemasok alat kedokteran gigi ditutup pukul 12.00, dan daftar harga baru mereka datang dalam bentuk katalog PDF setebal 38 halaman. Joanne, manajer kantor di sebuah praktik dokter gigi dengan empat kursi, membutuhkan delapan halaman di antaranya dalam bentuk spreadsheet agar bisa mencocokkan setiap baris dengan harga yang dibayar praktik itu pada triwulan lalu. Ia harus mengonversi PDF ke Excel, secepatnya, dan telepon di meja depan sudah berdering dua kali.

Tiga Puluh Delapan Halaman, Delapan yang Penting

Halaman 12 sampai 19 memuat semua barang yang benar-benar dipesan praktik itu: sarung tangan nitril, saliva ejector, pasta profilaksis, celemek pasien, kantong sterilisasi. Totalnya sekitar 140 baris. Sisa katalog berisi handpiece dan kursi yang tidak akan dibeli siapa pun tahun ini.

Ia mencoba cara yang paling jelas lebih dulu. Ia memilih tabel di halaman 12 dan menempelkannya ke Excel. Setiap baris masuk ke kolom A sebagai satu string panjang, kode barang, deskripsi, dan harga berdesakan jadi satu. Mengetik ulang 140 harga secara manual sebelum pukul 12.00, di sela pasien yang datang mendaftar, jelas tidak mungkin.

Laptopnya adalah komputer meja depan yang dipakai bersama di praktik itu. Memasang perangkat lunak di sana berarti harus menelepon kontraktor TI, yang hanya membalas email setiap hari Kamis.

Mencari di Sela Dua Panggilan Telepon

Ia mengetik "pdf ke excel tanpa upload" di Google. Bagian "tanpa upload" itu disengaja. Katalognya memang tidak rahasia, tetapi laptop yang sama dipakai untuk mengurus berkas pasien sepanjang hari, dan ia tidak ingin terbiasa mengirim file ke situs yang tidak ia kenal.

Konverter MyTools menyebutkan bahwa konversi berjalan di dalam browser dan tidak ada yang dikirim ke server. Tidak perlu akun juga. Ia membukanya di tab baru sementara musik tunggu dari panggilan ke laboratorium terdengar dari pengeras suara.

Rentang Halaman 12-19

Ia menyeret PDF itu ke halaman. Sebelum mengonversi, ia mengubah rentang halaman dari "Semua halaman" ke rentang kustom dan mengetik 12-19. Ia tidak menyangka ada pilihan itu. Ia mengira harus memecah katalognya lebih dulu, dan bahkan sudah setengah membuka alat Ekstrak Halaman PDF di tab lain.

Tata letak keluarannya secara default "Satu lembar per halaman". Ia membiarkannya. Delapan worksheet, satu untuk setiap halaman katalog, toh sesuai dengan cara ia akan memeriksanya. Ia juga membiarkan "Pertahankan format" tetap aktif, supaya judul kategori yang tebal tetap tebal.

Ia mengeklik "Konversi ke Excel". Bilah progresnya sudah penuh sebelum resepsionis kembali dari istirahat.

Baris, Kolom, dan Angka Sungguhan

Workbook itu terbuka dengan delapan tab bernama "Page 12" sampai "Page 19". Kode barang di kolom A, deskripsi di B, ukuran kemasan di C, harga satuan di D. Harganya berupa angka, bukan teks, jadi rumus SUM langsung berhasil pada percobaan pertama.

Ia menempelkan harga triwulan lalu ke kolom di samping setiap tabel dan menambahkan kolom selisih. Sebagian besar baris naik beberapa sen. Dua tidak begitu. Sarung tangan nitril ukuran sedang melonjak dari 8,95 menjadi 11,40 per kotak, dan harga kantong sterilisasi naik hampir dua kali lipat.

Ia memperhatikan bahwa pemasok salah mengeja "prophylaxis" di halaman 15, dan salah eja itu terbawa ke spreadsheet dengan utuh tanpa cela. Hal itu sama sekali tidak penting.

Yang Menyelamatkan Pagi Itu

Kalau dipikir lagi, kuncinya adalah rentang halaman. Mengonversi seluruh 38 halaman akan membuat delapan halaman yang ia butuhkan tenggelam di bawah tiga puluh lembar kursi dokter gigi. Mengetik 12-19 menghemat satu alat tambahan dan satu unduhan tambahan.

Membantu juga bahwa ia tidak perlu memasang apa pun di komputer bersama atau membuat satu akun lagi. Katalog itu tidak pernah meninggalkan laptop. Begitu ia menutup tab, file hasil konversi hilang dari browser, dan satu-satunya salinan adalah yang sudah ia simpan.

Ia tahu alat ini ada batasnya. Katalog lama dari pemasok itu hasil pindaian, sedangkan konverter ini hanya berfungsi pada PDF digital, yaitu yang teksnya bisa dipilih. Untuk katalog dengan puluhan halaman hasil pindaian, ia akan tetap buntu. Untuk katalog yang ini, sudah cukup. Triwulan depan ia mungkin akan mengompres PDF-nya sebelum mengirimkannya lewat email ke dokter gigi, karena 38 halaman berisi foto produk membuat lampirannya berat.

Pukul 11.20 ia mengganti sarung tangan praktik itu ke merek lain dari daftar yang sama, memangkas pesanan kantong sterilisasi menjadi setengahnya, lalu mengirim pesanan. Masih tersisa empat puluh menit. Kalau ada daftar harga yang terkunci di dalam PDF, Anda bisa mengubah halaman yang Anda butuhkan saja menjadi spreadsheet dengan cara yang sama. Coba PDF ke Excel secara gratis →